Collections de documents électroniques
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FAQ

Sémaphore, le dépôt numérique de l’UQAR

Un dépôt numérique est une base de données dans laquelle est déposée la production académique d’une institution. Ses politiques de fonctionnement ainsi que le type de documents que l’on y trouve varient d’un lieu à un autre. Par exemple, si certaines institutions universitaires ont choisi d’inclure dans leur dépôt une grande variété de documents électroniques (actes de conférences, articles de revues scientifiques, données brutes, présentations Power Point, photographies, etc.), l’UQAR, quant à elle, a décidé de n’y déposer que les thèses et mémoires de ses étudiants. Dans une seconde phase de traitement, il sera considéré la possibilité de déposer dans Sémaphore d’autres types de documents tels les articles de périodiques et les monographies rédigés par les membres de la communauté universitaire.

Étapes du traitement des thèses et mémoires déposés

Le Service de la bibliothèque :
  • reçoit du Bureau des études de cycles supérieurs et de la recherche (BDECSR) les copies papier de thèses et mémoires;
  • numérise en format PDF les copies papier et envoie à Proquest les fichiers électroniques sur CD-ROM afin de rendre les thèses et mémoires accessibles dans la base de données « Dissertations & Theses »;
  • prépare et envoie les copies papier à la reliure;
  • conserve une copie papier reliée à la bibliothèque et envoie les autres au BDECSR;
  • convertit les fichiers électroniques du format PDF au format PDF/A;
  • traite les thèses et mémoires reliés dans le module de catalogue ALEPH (Outil de découverte);
  • extrait les notices du catalogue (ALEPH) et les verse dans Eprints, logiciel de gestion du dépôt;
  • saisit les métadonnées relatives aux thèses et mémoires dans le dépôt;
  • gère l’interface de recherche et de saisie du dépôt numérique.

Politique éditoriale

Conditions d’acceptabilité

Pourront être versés au dépôt numérique les documents répondant à tous les critères suivants :
  • Les thèses et mémoires doivent avoir été réalisés dans le cadre d’un programme d’étude donné à l’UQAR.
  • Les thèses et mémoires doivent avoir été acceptés par le comité d’évaluation.
  • Une autorisation écrite de diffusion Internet doit avoir été consentie par l’étudiant par l’entremise du formulaire « Autorisation de reproduire et de diffuser un rapport, un mémoire ou une thèse ».

Type de documents

  • Dans cette première phase d’implantation, seuls les thèses et mémoires ainsi que les documents complémentaires s’y rattachant peuvent être inclus au dépôt.
  • Dans une deuxième phase, d’autres types de documents associés à des collections institutionnelles ou à des centres de recherche, tel que le GRIDEQ, y seront aussi versés.

Date de couverture

  • Le dépôt inclut les thèses et mémoires publiés à partir de la fin de l’année 2004 jusqu’à la période actuelle.

Avantages de Sémaphore

Il est avantageux pour l’étudiant ou le chercheur d’autoriser le dépôt de sa recherche dans Sémaphore :

1-Une vitrine ouverte sur le monde

En effet, les métadonnées associées à chaque document déposé dans le dépôt institutionnel sont « moissonnées » ou repérées par divers moteurs de recherche Internet (notamment Google et Google Scholar), assurant ainsi un énorme potentiel de repérage à l’échelle internationale. Peut-on rêver plus grande publicité pour sa recherche ?

2-Accessibilité et conservation à long terme des fichiers électroniques

Le fait que l’ensemble des thèses et mémoires et éventuellement d’autres collections institutionnelles soient rassemblés et traités par la même institution assure dans un premier temps un meilleur contrôle et une diminution du risque de perte d’information. De plus, le format de conservation choisi pour tous les documents électroniques présents dans le dépôt, PDF/A, est un format stable qui assure l’accessibilité et la pérennité des fichiers. Ainsi, peu importe les changements technologiques à venir et l’évolution rapide des équipements informatiques, les thèses et mémoires présents au dépôt pourront toujours être accessibles.

3-Un identifiant unique et permanent

Un identifiant URL unique est associé à chaque document déposé dans Sémaphore. Ainsi, tous ceux qui, au fil des années, citeront ou ajouteront en référence la thèse ou le mémoire, pourront le faire en indiquant un même lien qui ne changera et ne brisera jamais.

Droit d’auteur et plagiat

En déposant votre thèse ou votre mémoire, vous avez accordé à l’UQAR, en signant un formulaire papier, le droit non exclusif de le reproduire et de le diffuser. Toutefois, vous demeurez pleinement propriétaire du droit d’auteur sur vos travaux. Certains auteurs craignent qu’une fois versé dans un dépôt institutionnel, le fruit de leurs recherches soit pillé par les Internautes. Bien que la crainte du plagiat demeure légitime, il ne faut pas s’inquiéter outre mesure. Une fois déposé dans Sémaphore, votre thèse ou votre mémoire sera facilement et largement repérable sur Internet et n’en sera que plus difficile à plagier, par un utilisateur mal intentionné, sans être rapidement repéré par d’autres chercheurs qui auront, eux aussi, pris connaissance du document. Ainsi, le risque d’un plagiat impuni est plus élevé dans le cas d’une thèse ou d’un mémoire dont l’existence est méconnue du réseau des chercheurs et dont l’accès est limité.

D’autres questions ?

Isabelle-Annie Levesque (bibliothécaire-coordonnatrice, traitement documentaire et gestion des systèmes)
Service du traitement documentaire
418 723-1986, poste 1474
isabelle-annie_levesque@uqar.ca